مراحل اتخاذ القرارات الادارية

مراحل اتخاذ القرارات الإدارية

المرحلة الأولى : تشخيص المشكلة

ومن الأمور المهمة التي ينبغي على متخذ القرار إدراكها وهو بصدد التعرف على المشكلة الأساسية وأبعادها ويتم ذلك بعدة أوجه:

-         تحديد طبيعة الموقف الذي خلق المشكلة.

-         درجة أهمية المشكلة.

-         التفريق بين أعراض المشكلة وأسبابها.

-         تحديد الوقت الملائم للتصدي للمشكلة وحلها واتخاذ القرار الفعال والمناسب بشأنها.

ومن العقبات التي قد تحدث في هذه المرحلة :

-         عدم المقدرة على التحديد الدقيق للمشكلة الرئيسي.

-         الخلط بين الاعتبارات الاستراتيجية المؤثرة والاعتبارات التكميلية.

-         الخلط بين مظاهر المشكلة والمشكلة الحقيقية وأسبابها.

-         تأثر من يقوم بتحديد المشكلة بتخصصه الفني.

-         ربط مظاهر مشكلة جديدة بمظاهر قديمة رغبة في عدم التجديد والابتكار.

-         التسرع في إصدار القرار لمعالجة المظاهر وبالتالي يصبح القرار مؤقتا وليس مستديما
           لعدم التصدي للمشكلة الأساسية.

 

المرحلة الثانية : جمع البيانات والمعلومات

إن فهم المشكلة فهمًا حقيقيًا، واقتراح بدائل مناسبة لحلها يتطلب جمع البيانات والمعلومات ذات الصلة بالمشكلة محل القرار، ذلك أن اتخاذ القرار الفعال يعتمد على قدرة متخذ القرار في الحصول على أكبر قدر ممكن من البيانات الدقيقة والمعلومات المحايدة والملائمة زمنيًا من مصادرها المختلفة، ومن ثم تحديد أحسن الطرق للحصول عليها، ثم يقوم بتحليلها تحليلاً دقيقًا ويقارن الحقائق والأرقام ويخرج من ذلك بمؤشرات ومعلومات تساعده على الوصول إلى القرار المناسب.

وقد صنف بعض علماء الإدارة أنواع البيانات والمعلومات التي يستخدمها متخذ القرار الى :

[1] البيانات والمعلومات الأولية والثانوية.

[2] البيانات والمعلومات الكمية.

[3] البيانات والمعلومات النوعية.

[4] الأمور والحقائق.

من العقبات والتي تقلل من فاعلية البيانات والمعلومات:

-         ميل بعض متخذي القرار للحكم على المشكلة وسرعة إصدار القرار دون اكتمال مرحلة
           جمع البيانات والمعلومات ومعالجتها.

-         تعامل متخذ القرار مع البيانات المتاحة على أنها مؤكدة دون البحث عن مدى الثقة فيها.

-         اتجاه بعض متخذي القرار نحو تفضيل اختيار الحلول المعروفة والتي لا تتكلف جهدا أو
          وقتا مما يدفع متخذ القرار إلى الاكتفاء بقدر بسيط من المعلومات تجنبا لمخاطر التجديد
           والابتكار.

-         أثر التخصص الوظيفي لمتخذ القرار عند تقييمه للموقف من خلال رؤية أحادية المنظور.

-         عدم المقدرة على التفرقة بين الاعتبارات الاستراتيجية والتكميلية.

-         اتجاه بعض متخذي القرار إلى تجنب مواجهة المشاكل الصعبة وإحالتها إلى لجان تهربا من
           مسئولية إصدار القرار.

-         قصور الأجهزة المسئولة عن الاحصائيات القومية في إعدادها وتجديدها بصفة مستمرة
          وفى بعض الأحيان الامتناع عن إعطائها.

-         امتناع من تتوافر لديهم البيانات والمعلومات عن إعطائها أو إعطاء جزء منها فقط خوفا من
          الوصول إلى نتائج سلبية قد تمسهم.

المرحلة الثالثة: تحديد البدائل المتاحة وتقويمها :

 

يتوقف عدد الحلول البديلة ونوعها على عدة عوامل منها:

-         وضع المؤسسة

-         السياسات التي تطبقها المؤسسة

-         الفلسفة التي تلتزم بها المؤسسة

-         إمكانيات المؤسسة المادية

-         الوقت المتاح أمام متخذ القرار

-         اتجاهات متخذ القرار

-         قدرة متخذ القرار على التفكير المنطقي والمبدع الذي يعتمد على التفكير الابتكاري الذي يرتكز على التصور والتوقع وخلفه الأفكار مما يساعد على تصنيف البدائل المتواترة وترتيبها والتوصل إلى عدد محدود منها.

المرحلة الرابعة: اختيار البديل المناسب لحل المشكلة :

 

تتم عملية المفاضلة بين البدائل المتاحة واختيار البديل الأنسب وفقًا لمعايير واعتبارات موضوعية يستند إليها متخذ القرار في عملية الاختيار وأهم هذه المعايير:ـ

-         تحقيق البديل للأهداف المحددة، فيفضل البديل الذي يحقق لهم الأهداف أو أكثرها مساهمة
          في تحقيقها.

-         اتفاق البديل مع أهمية المنظمة وأهدافها وقيمها ونظمها وإجراءاتها.

-         قبول أفراد المنظمة للحل البديل واستعدادهم لتنفيذه.

-         درجة تأثير البديل على العلاقات الإنسانية والمعاملات الناجحة بين أفراد التنظيم.

-         درجة السرعة المطلوبة في الحل البديل، والموعد الذي يراد الحصول فيه على النتائج
          المطلوبة.

-         مدى ملائمة كل بديل مع العوامل البيئية الخارجية للمنظمة مثل العادات والتقاليد.

-         القيم وأنماط السلوك والأنماط الاستهلاكية وما يمكن أن تغرزه هذه البيئة من عوامل
           مساعدة أو معوقة لكل بديل.

-         المعلومات المتاحة عن الظروف البيئية المحيطة.

-         كفاءة البديل، والعائد الذي سيحققه إتباع البديل المختار.

المرحلة الخامسة: متابعة تنفيذ القرار وتقويمه:

يجب على متخذ القرار اختيار الوقت المناسب لإعلان القرار حتى يؤدي القرار إلى أحسن النتائج. وعندما يطبق القرار المتخذ، وتظهر نتائجه يقوم متخذ القرار بتقويم هذه النتائج ليرى درجة فاعليتها، ومقدار نجاح القرار في تحقيق الهدف الذي اتخذ من أجله.

عملية المتابعة تنمي لدى متخذي القرار أو مساعديهم القدرة على تحري الدقة والواقعية في التحليل أثناء عملية التنفيذ مما يساعد على اكتشاف مواقع القصور ومعرفة أسبابها واقتراح سبل علاجها.

ويضاف إلى ذلك أن عملية المتابعة لتنفيذ القرار تساعد على تنمية روح المسؤولية لدى المرؤوسين وحثهم على المشاركة في اتخاذ القرار.

روابط ذات علاقة

اتخاذ القرار wiki
اعلان القرار wiki
اطار نظرى عن اتخاذ القرار - بحث
تحليل المشكلات واتخاذ القرارات